5 raisons d’adopter un logiciel notarial pour piloter son étude

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En tant que notaires, vous êtes des officiers publics, mais aussi des chefs d’entreprise. Vous êtes de plus en plus nombreux à utiliser des outils numériques spécifiques pour optimiser l’organisation de votre étude. Le logiciel notarial Planot a ainsi été conçu par et pour des notaires. Avec, à la clé, des gains de productivité et une efficacité accrue. Explications.

Il suffit de pousser la porte d’une étude notariale pour en faire l’expérience, à la faveur d’une transaction immobilière, d’une succession ou d’un contrat patrimonial : la numérisation des actes et la dématérialisation des échanges sont une réalité depuis plusieurs années déjà, avec la généralisation des actes authentiques électroniques à partir de 2012. Les avantages pour vos clients en sont largement connus, au premier rang desquels on peut citer l’accessibilité et la sécurité. Cette numérisation croissante des activités quotidiennes se retrouve également dans le pilotage des entreprises. Et les études notariales n’échappent pas à la règle.

Soucieux de gagner en efficacité pour eux-mêmes, pour leurs équipes et pour leurs clients, les notaires sont de plus en plus nombreux à s’équiper de logiciels dédiés, qui couvrent une large palette de fonctions. Plusieurs raisons militent en faveur de ce choix. En voici 5.

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1 – Automatiser les processus récurrents grâce à votre logiciel notarial

La rédaction d’actes notariés obéit à des règles strictes et largement codifiées. L’établissement d’un compromis de vente, d’un état successoral, d’un acte de divorce : autant de tâches administratives régies par le droit et dont le volume s’étoffe au fil des ans. Un logiciel notarial permet d’automatiser ces processus, souvent chronophages. Avec, à la clé, l’assurance d’une rédaction précise, la mention des textes réglementaires de référence et les formules juridiques en vigueur. Le logiciel Planot, conçu par et pour des notaires, intègre ainsi ces fonctionnalités depuis un tableau de bord unique.

2 – Gérer les activités en temps réel

Selon les chiffres officiels des Notaires de France, on compte, au 30 juin 2021, 16.378 notaires, dont 9.046 exercent sous la forme associée au sein de 4.363 sociétés. Le nombre d’offices, lui, s’établit à 6.742, auquel il convient d’ajouter 1 363 bureaux annexes, ce qui porte à 8 105 le nombre de points de réception de la clientèle sur tout le territoire. Ils emploient plus de 57.000 salariés, ce qui, avec les notaires, porte à plus de 73.000 le nombre de personnes travaillant dans les offices notariaux en France. Ces quelques chiffres traduisent l’importance économique du secteur, qui requiert des outils de pilotage adaptés.
Un logiciel notarial, spécifiquement conçu pour répondre aux tâches dévolues à ces professionnels, permet ainsi d’optimiser la gestion des activités de l’office. D’un coup d’œil, il offre une vue d’ensemble en temps réel sur un tableau de bord indiquant tâches du jour et dossiers en retard. Il fournit une organisation documentaire des pièces par dossier afin de faciliter la gestion de la nomenclature et l’accès aux archives numériques. Il propose des indicateurs de gestion économique adaptés aux spécificités de l’office, en fonction de la typologie de clientèle et des spécialités proposées.

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3 – Animer les équipes en les responsabilisant

Dans chaque office notarial, plusieurs compétences concourent à délivrer le meilleur service aux clients : le notaire, bien sûr, ainsi que le clerc et ou assistants administratifs et financiers. Afin d’optimiser le travail collaboratif, il est primordial de permettre à chacun d’accéder à une vision claire et partagée de l’activité de l’office. Cette dimension partenariale s’appuie de plus en plus sur des outils numériques partagés, qui facilitent le quotidien et le suivi des échanges entre collaborateurs et clients, grâce à un classement optimisé par dossier.
Le partage d’agenda multi-offices, lorsque ces derniers sont répartis sur plusieurs sites, renforce la cohésion et l’efficacité des équipes. De même, un logiciel notarial spécifique permet d’organiser des visioconférences directement dans les dossiers, assurant ainsi un partage optimal des informations et des documents.

4 – Logiciel notarial, partager les informations à bon escient

Tous les professionnels vous le confirmeront : l’information n’est utile que si elle est partagée au bon moment avec les bons interlocuteurs. En ce sens, un logiciel notarial comme Planot garantit cette traçabilité de l’information et fournit des indicateurs fiables d’aide à la décision. Il est possible de réaliser un paramétrage personnalisé de ces données afin d’en réserver l’accès aux professionnels directement concernés. D’où un gain de temps et une performance accrue. Ainsi responsabilisées, les équipes sont moins surchargées et peuvent se consacrer aux tâches pour lesquelles leur professionnalisme est véritablement nécessaire. Afin d’organiser au mieux leurs journées et de hiérarchiser les priorités, les collaborateurs disposent d’un tableau de bord clair et actualisé en permanence. Les fils de discussions directement rattachés aux dossiers en cours assurent un suivi sécurisé des échanges et limitent les pertes d’informations.

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5 – Sécuriser les procédures

L’activité notariale est régie par un cadre juridique strict. Le logiciel notarial incorpore évidemment les dernières évolutions réglementaires et assure à l’ensemble des collaborateurs de l’office de pouvoir accéder à une information vérifiée. En permettant un meilleur suivi des échanges entre les notaires et leurs clients, ces outils concourent à renforcer l’image du professionnel « tiers de confiance ».
En lui permettant de se concentrer sur l’essentiel de son métier à valeur ajoutée, tout en sécurisant les procédures, le logiciel notarial apporte souplesse et efficacité dans le pilotage de l’activité économique de l’office, grâce à une approche globale de l’ensemble des métiers du notariat, dans le respect de leur diversité. De quoi améliorer encore davantage la performance au service des clients.

 

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