Logiciel de rédaction d’actes notariés et autres outils pour notaires

logiciel Planot

A l’ère du numérique, quelques secteurs d’activités ont été précurseurs et ont pris le virage numérique assez tôt comparés aux autres professions.

Le notariat s’y est attelé il y’a plus de 20 ans. Si bien que le digital occupe aujourd’hui une grande place dans le quotidien des notaires et leurs collaborateurs (Rédacteur, clerc, secrétaire … )des études. Les différentes applications et logiciels utilisés quotidiennement au sein des offices notariaux ne cessent de transformer le notariat année après année.

La digitalisation des études notariales a commencé avec le logiciel de rédaction d’actes notariés, qui permet de tout dématérialiser. Puis vint le décret autorisant la création des actes authentiques électroniques en 2005 qui ont été testés en 2009 pour être déployés et généralisés en 2012.

Aujourd’hui les offices ont tous pris ce virage « sans papier », ils reçoivent depuis plusieurs années  la plupart des actes par voie électronique, ce qui représente une évolution importante pour la profession  notariale. Le format électronique est un net avantage vu la quantité d’informations et de documents nécessaires pour régulariser un acte, certains documents peuvent aller jusqu’à 200 pages.

Où en est la transition digitale dans le notariat ? Quels sont les outils digitaux devenus indispensables pour le rôle de notaire ? Comment les logiciels de rédaction d’actes notariés ont transformé la profession notariale ?

Notaire écrivant - Planot

Le notariat et le numérique en France

Certains pensent encore que les notaires ont pris du retard pour utiliser les nouvelles technologies au service de leur profession. Les officiers publiques se sont tournés vers ces nouvelles technologies depuis près d’une vingtaine d’année, que ce soit les systèmes numériques de stockage d’actes authentiques, ou les solutions de signature électronique des actes ou de visioconférence.

L’ADSN (Association pour le développement du service notarial) et la Chambre des notaires de Paris ont été les principaux artisans de cette conversion. Des événements dédiés à la transformation digitale de la profession notariale tel que TechNot et Notaires Digital Days organisés chaque année, sont devenus des évènements incontournables et immanquables dans le notariat. 

Afin d’encadrer et favoriser le bon développement d’un écosystème numérique, ainsi que protéger les intérêts des utilisateurs, le secteur a édité une charte de développement éthique du numérique notariale. Cette dernière concerne toute organisation (legaltech, éditeurs, entreprises de services du numérique …) faisant usage de la technologie pour fournir des services aux notaires, à leurs clients et à leurs partenaires.

Outils digitaux indispensables pour les notaires

Codeur travaillant sur Planot

84% des notaires de France sont convaincus que les nouvelles technologies améliorent la productivité des études, principalement en automatisant les tâches répétitives. Les outils digitaux sont aujourd’hui capables, grâce à l’intelligence artificielle d’apprendre et de travailler de grands volumes de données sans arrêt et sans se tromper.

Devenant indissociables du notariat, les outils digitaux prennent différentes formes et ont pour ambition la sécurité, le zéro papier et l’amélioration de la relation client

Id.Not, l’identité numérique du notariat

Mis en place en 2015, Id.Not est un système d’authentification avec un identifiant unique pour chaque notaire. Son principal objectif est de créer un lien entre les professionnels du notariat et simplifier les usages.

La Clé Réal

Ayant l’apparence d’une réelle clé USB, la clé Réal permet aux notaires d’authentifier un acte électronique en joignant une signature électronique et leur sceau. Elle permet une efficacité et une sécurité irréprochables, elle est régie par des règles très strictes et doit être conforme au règlement eIDAS (electronic IDentification and electronic trust services) depuis juillet 2017.

Le Réseau réal

Les notaires ont un accès à un réseau dématérialisé, sécurisé et personnel auquel ils peuvent s’identifier à l’aide de la clé REAL. Un réseau qui leur permet d’accéder facilement aux services régaliens de la profession, au applications métier disponibles en SaaS et à d’autres services digitaux.

Le logiciel de rédaction d’actes notariés

notaire écrivant

Le logiciel de rédaction d’actes notariés est tout simplement un outil dédié à la rédaction d’actes automatisé. Un acte notarié est un document rédigé par un notaire à la demande du client, il fait office de preuve. Cela peut être un acte de vente, de donation, de succession ou autre.

C’est un acte juridique solennel établi et signé par un notaire à la demande du comparant. Etant un officier public ministériel, le notaire lui confère le caractère d’authenticité d’un acte l’autorité publique, il est aussi appelé acte authentique. Il peut s’agir de actes de ventes, promesses de vente ou d’achat, donations, contrats de mariage.

Un logiciel de rédaction d’actes notariés permet d’archiver tous les documents notariés : actes futurs et passés, plans, testaments  Il est alors possible de classer, rechercher facilement et exploiter l’ensemble des documents.

Cet outil facilite la vie des notaires depuis plusieurs décennies aujourd’hui.

Il permet d’ :

  • Avoir les archives au même endroit.
  • Accéder facilement à l’information.
  • Augmentez la productivité des équipes.

Cet outil facilite la vie des notaires depuis plusieurs décennies aujourd’hui, et combiné à un outil d’organisation et d’automatisation des tâches comme Planot, votre étude en sera que plus organisée et structurée.

 

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