5 précisions sur la signature électronique pour les notaires

La crise sanitaire du Covid 19 a poussé de nombreux secteurs professionnels à adapter leur méthodes de travail pour continuer d’exercer leur activité. C’est également le cas pour la profession notariale. En effet, par un décret paru en avril 2020, les notaires ont été autorisés à authentifier certains actes à distance via la signature électronique.

 

Cette mesure permet notamment aux français de poursuivre les démarches dans leurs différents projets immobiliers. Des projets immobiliers nécessitant principalement le recours à la procuration. Cette autorisation par décret est une première dans le notariat ! On vous explique les aménagements en détails.

 

signature électronique notaire

 

La signature électronique pour les notaires jusqu’à 1 mois après l’état d’urgence sanitaire

Ce décret autorise à déroger, de manière provisoire, à l’impérativité de la présence physique des différentes parties prenantes de la vente d’un bien immobilier (acquéreur, vendeur, bailleur,  donataire,…) chez l’officier public pour l‘ émargement d’un document notarié (avant-contrat, promesse de vente, acte de vente, …). Cet aménagement est autorisé jusqu’à un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire décidé par le gouvernement.

Plus concrètement, le décret n° 2020-395 publié le 4 avril 2020 au Journal Officiel permet d’instrumenter la signature des actes notariés à distance et de rendre un acte authentique. Tout cela est possible en recueillant le consentement des parties par voie dématérialisée, par un système de communication à distance qui garantit l’identification des parties, l’intégrité et la confidentialité du contenu sans passer par un notaire de façon présentielle.

Initialement, ce dispositif était temporaire et devait prendre fin un mois après l’état d’urgence sanitaire. Toutefois, un nouveau décret est venu compléter cette mesure.

 

Un nouveau décret pérennisant la signature électronique à distance des notaires

Afin d’encourager la digitalisation de la profession et l’avancée en matière de legaltech, un second décret a été rédigé. Il a été publié le 20 novembre 2020 et va beaucoup plus loin dans la garantie de la forme authentique d’un acte sous signature électronique. En effet, le décret n°2020-1422 pérennise les paraphes des actes à distance y compris au-delà de la fin de l’état d’urgence.

 

signature électronique pour les notaires

Ce choix est guidé par la volonté du notariat de poursuivre la démarche de numérisation indépendamment de l’urgence sanitaire. La profession notariale souhaite également apporter des réponses concrètes aux problématiques rencontrées notamment dans le secteur de la transaction immobilière. En effet, les personnes vivant à l’étranger ont été particulièrement confrontées à des difficultés pour la rédaction des actes pour la vente immobilière depuis le début de l’épidémie.

Contrairement au premier décret n°2020-395, la mesure prévue dans le nouveau décret n’est pas limitée dans le temps. Cependant, il est important de noter que cette comparution à distance ne remplace en aucun cas la comparution physique, elle ajoute simplement un nouveau mode possible de réception d’un acte notarié.

 

La signature électronique pour les notaires, comment ça marche ?

Pour commencer, la signature de l’acte de façon électronique ne consiste pas à scanner sa propre griffe manuscrite, ni à signer sur un appareil mobile comme lors de livraisons.

La signature électronique pour les notaires est un procédé qui permet d’apporter son consentement et son approbation à des documents numériques. La paraphe est apposée par un outil qui se doit d’honorer des conditions et normes fixées par les autorités du pays.

La signature électronique pour l’officier ministériel ne se présente pas sous forme de signature manuscrite. Elle apparait à l’image du nom et prénom du signataire, qui renferment une série de nombres liés à un fichier et à une personne spécifique. Elle permet de signer des documents au moyen d’un certificat électronique qui sera apposé sur le document au format numérique.

 

Valeur juridique de la signature électronique pour notaires

La valeur juridique de la signature électronique réside dans deux principaux éléments :

 

  • le suivi des règles dictées par le règlement européen eIDAS.
  • son exécution par un tiers de confiance (devant notaire) et une autorité de certification qui sont eux même audités et certifiés par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes Informatiques (ANSSI).

La signature électronique pour les notaires permet :

 

  • De vérifier l’identité de la personne qui signe un acte.
  • De protéger le document qui a été signé et garantir qu’il n’a pas été modifié après signature.
  • De faire usage d’un certificat électronique.

 

Les documents pouvant être signés par les notaires grâce à la signature électronique

 

notaire signature électronique

Pour rappel, la signature électronique pour les notaires ne s’applique pas à tous les documents. Le CSN a permis à certains documents d’être signés à distance au moyen de signatures certifiées par l’ANSSI et référencées par le conseil  :

 

  • La procuration
  • Les actes sous seing privé
  • Les compromis de vente
  • Les décomptes financiers
  • Les conventions d’honoraires

 

La signature électronique pour les notaires sur Planot

 

yousign planot

Parmi les nombreuses fonctionnalités que vous propose votre logiciel Planot, telles que la visio-conférence ou le tableau de bord permettant la gestion journalière des tâches, vous pouvez désormais signer les actes directement sur Planot.

Planot collabore désormais avec Yousign, un éditeur de signatures électroniques, pour vous garantir une nouvelle fonctionnalité et vous permettre de gagner du temps !

Désormais avec la collaboration Planot x Yousign vous pourrez :

 

  • Signer à distance depuis n’importe quel appareil
  • Avoir des modes d’authentification variés des signataires
  • Avoir un stockage sécurisé et une confidentialité des échanges
  • Générer automatiquement un dossier de preuve pour chaque signature
  • Disposer de circuits de validation et de signature des documents
  • Relancer automatiquement le signataire de l’acte

Votre étude pourra à présent se consacrer pleinement à son cœur de mission et simplifier les processus de validation et de signature des documents.

 

 

 

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