Politique de confidentialité

I. CONDITIONS GENERALES

1. PARTIES AU CONTRAT

1.1.Prestataire

La société 5ème FACE, société à responsabilité au capital de 1000,00 €, ayant son siège 79 rue Jouffroy d’Abbans 75017 Paris, immatriculée au RCS sous le SIREN 844 799 940.
Représentée par la personne mentionnée dans les conditions particulières*.
Il est appelé ci-après « le prestataire »

1.2.Abonné

L’abonné est dénommé dans les conditions particulières*,

Il est appelé ci-après « l’abonné ».

2. PREAMBULE

2.1.Terminologie

Sont ici expliqués quelques-uns des termes spécifiques au présent contrat.

•  Le contrat d’abonnement est le présent accord, aux termes duquel le prestataire autorise l’abonné à utiliser le logiciel.

•  Les conditions générales fixent les règles régissant les rapports contractuels entre l’abonné et le prestataire.

•  Les conditions particulières précisent les conditions d’application des conditions générales au cas particulier de l’abonné.

• PLANOT est le logiciel objet du présent contrat d’abonnement.

• Le logiciel est la solution PLANOT, logiciel exploité sous forme de SaaS (Software as a

  Service).

• Le prestataire est la personne qui fournit à l’abonné le droit d’accéder au SaaS PLANOT.

• L’abonné est le client du prestataire, autorisé, contre paiement au prestataire, à utiliser PLANOT. Il ne peut s’agir que d’une personne titulaire d’un ou plusieurs offices notariaux ou d’un groupement d’offices notariaux au sens des présentes.

• Le groupement d’offices notariaux est une entité qui détient un ou plusieurs offices notariaux directement ou par l’intermédiaire de filiales, ou dont les membres sont titulaires d’offices notariaux. Sont ici visés notamment : les sociétés civiles professionnelles, sociétés d’exercice libéral, sociétés de participations financières de profession libérale, les sociétés civiles de moyens, associations, ou groupement d’intérêt économiques constitués entre notaires.

• L’utilisateur est la personne autorisée par l’abonné à utiliser PLANOT sur le site internet mis à disposition de l’abonné et dédié à la seule utilisation de PLANOT. On parle aussi des « utilisateurs de l’abonné » pour désigner généralement les personnes qui utilisent PLANOT sur le site internet dédié à l’abonné par le prestataire.

• Le site internet est à l’usage exclusif des utilisateurs de l’abonné. Il est mis en place par le prestataire sur des serveurs dédiés à l’usage de PLANOT.

• Le serveur est la machine qui héberge le site internet et ses services.

• Le nom de domaine est l’ensemble des caractères et de l’extension (ou suffixe) qui masquent l’adresse IP du site internet mis en place par le prestataire. C’est le nom du site.

• L’extension est la classification du domaine. En l’espèce, elle est géographique (.fr).

• Le protocole https est la technique utilisée par le serveur du site internet pour

  échanger avec ses clients.

• La mise en place du site internet est l’ensemble des actions menées par le prestataire pour créer le site internet qui permettra à l’abonné et ses utilisateurs d’utiliser PLANOT.

• Les améliorations sont les développements du logiciel réalisés par le prestataire qui viennent modifier les fonctionnalités de PLANOT, ou en ajouter de nouvelles.

• Les fonctionnalités sont les fonctions implantées dans le logiciel qui permettent d’y réaliser un certain nombre de traitements et d’actions.

• Le coéquipier est un utilisateur préposé de l’abonné, ou l’abonné lui-même, qui est renseigné comme ayant cette qualité (de coéquipier) sur le site internet.

• La grille tarifaire est le barème permettant de fixer le prix du contrat d’abonnement.

• La formation initiale est l’enseignement que le prestataire se propose de dispenser à l’abonné à la suite de la mise en place du site internet pour lui montrer comment utiliser les principales fonctionnalités de PLANOT.

• La formation ponctuelle est un enseignement sur l’utilisation des fonctionnalités de PLANOT, non compris dans l’abonnement, et dispensé sur demande.

• Le suivi initial est l’accompagnement que se propose de faire le prestataire auprès de l’abonné pour faciliter son adaptation à l’utilisation quotidienne de PLANOT dans l’année qui suit la mise en place du site internet.

• Le suivi ponctuel est l’accompagnement de l’abonné pour faciliter son adaptation à l’utilisation quotidienne de PLANOT, non compris dans l’abonnement, et fourni sur demande.

  2.2.Philosophie notariale

  PLANOT est un logiciel créé « par des notaires pour des notaires ». Le prestataire reste attaché

  à cette singularité. En conséquence, ne peuvent prétendre à la qualité d’abonné que :

•  Une personne titulaire d’un ou plusieurs offices notariaux ;

• Un groupement de notaires titulaires d’un ou plusieurs offices notariaux, tel que défini aux présentes.

2.3.Contexte contractuel

La société 5ème FACE est seul propriétaire du logiciel PLANOT, qu’elle met à disposition à titre onéreux à des abonnés.
Le logiciel PLANOT vise à aider le notaire et ses préposés à organiser le travail et la circulation de l’information qui y est liée.

Il s’agit d’un logiciel exigeant qui impose à l’abonné de s’impliquer directement dans le suivi de son utilisation et de son fonctionnement.
Après avoir assisté à une ou plusieurs démonstrations du logiciel, par ses propres moyens ou en présence du prestataire ou de l’un de ses préposés, et avoir obtenu toutes explications souhaitées sur le mode de fonctionnement du logiciel et les conditions d’abonnement, l’abonné a choisi de souscrire à l’abonnement objet des présentes.

3. OBJET DU CONTRAT

L’objet du contrat est la mise à disposition par le prestataire à l’abonné du site internet mentionné dans les conditions particulières*, lequel permettra à l’abonné et aux utilisateurs de l’abonné, d’utiliser la solution PLANOT.

4. DURÉE DU CONTRAT

4.1.Durée du contrat à la souscription

Le contrat est souscrit pour une durée indéterminée. Il commence à courir à compter de la date indiquée dans les conditions particulières*

4.2.Résiliation à l’initiative de l’abonné

Durant les vingt-quatre (24) premiers mois du contrat, l’abonné ne pourra pas résilier le contrat.
Ensuite, il peut mettre fin au contrat à tout moment, à condition de le faire par écrit à l’adresse électronique planot@timefactory.fr. La résiliation prend effet quarante-cinq (45) jours après qu’a été envoyé le courrier électronique. La redevance est due jusqu’au terme du délai de quarante-cinq (45) jours susmentionné.

4.3.Résiliation à l’initiative du prestataire

Le prestataire pourra résilier le contrat à tout moment :

• En cas de non-respect de l’une des obligations mentionnées à l’article 8 ci-après, moyennant le respect d’un préavis écrit de quarante-cinq jours (45) à l’adresse électronique mentionnée dans les conditions particulières* ;

• En cas de défaut de paiement d’un terme de l’abonnement, moyennant un préavis écrit de dix (jours).

4.4.Conséquences de la résiliation du contrat

En cas de résiliation, l’abonné (et ses utilisateurs) ne disposera plus d’aucune fonctionnalité active de PLANOT, ni d’aucun droit à prestation de la part du prestataire. Il n’aura qu’un droit de lecture des données existantes à la date d’effet de la résiliation.
Le prestataire demeurera tenu à l’hébergement du site pendant une durée de dix années à compter de la résiliation.

5. PRIX DE LA MISE EN PLACE DU SITE INTERNET

Pour la mise en place du site internet la rémunération du prestataire est définie aux conditions particulières*.

6. PRIX DE L’ABONNEMENT

6.1.Modalités de fixation du prix de l’abonnement

Le prix de l’abonnement est fixé sur la base d’une grille tarifaire qui figure aux conditions particulières*. Cette grille tarifaire fixe un prix qui est fonction du nombre de coéquipiers qui peuvent utiliser le logiciel (appelés « utilisateurs » dans la grille).

6.2.Ajustement annuel du prix au nombre d’utilisateurs réels

Tous les douze mois, le prix est revu pour tenir compte du nombre réel de coéquipiers. Le prestataire vérifie alors le nombre de coéquipiers de l’abonné qui s’oblige à lui donner l’information si elle lui est demandée et l’autorise d’ores et déjà à accéder au site internet pour la vérifier et la contrôler.

6.3.Révision de la grille tarifaire

Tous les douze mois, la grille tarifaire pourra être revue à la seule initiative du prestataire, qui en informera l’abonné.

6.4.Modalités de paiement du prix de l’abonnement

Le prix de l’abonnement sera payable mensuellement et d’avance, le 5 de chaque mois, par prélèvement sur le compte indiqué aux conditions particulières*, et pour la première le cinquième jour du mois qui suit la mise en place du site internet (par exemple, mise en place le 12 janvier, premier paiement le 5 février).

7. OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE

Sont décrites ici les obligations du prestataire, nées de la signature des présentes, lesquelles engagent le prestataire et ses préposés ou ayants droits.

7.1.Obligation générale

D’une manière générale, le prestataire est tenu par toutes les clauses des présentes et de ses éventuels annexes et avenants.

7.2.Site internet

Le prestataire s’oblige à mettre en place le site internet, à en assurer la maintenance et l’hébergement, à y déployer les améliorations développées par lui, et à sauvegarder les données de l’abonné s’y trouvant.
L’extension du nom de domaine sera “.fr”.

Le protocole utilisé sera https.

7.3.Fonctionnalités

Le prestataire livre à l’abonné les fonctionnalités du logiciel telles qu’elles existent au jour de la mise en place du logiciel. Il pourra les améliorer, et en fournir de nouvelles.

7.4.Plannings et fiches

PLANOT permet, notamment, de fabriquer des plannings et des fiches. Le prestataire, lors de la mise en place du site, met à disposition de l’abonné des modèles de plannings et de fiches, dont l’abonné est libre et responsable de l’utilisation. Chaque abonné demeure responsable de l’utilisation de ces plannings et de ces fiches, comme de ceux qu’il pourrait fabriquer lui-même, dans le cadre de la délivrance de sa prestation à ses propres clients, eu égard notamment aux contraintes légales, déontologiques, réglementaires, et organisationnelles auxquels il est tenu dans le cadre de son activité professionnelle.

7.5.Formation et suivi de la mise en place du site internet

Une fois la mise en place du site internet effectuée, l’abonné :

• A droit à six (6) heures de formation initiale dispensées par le prestataire ou un préposé (ou sous-traitant), au cours desquelles seront présentées les principales fonctionnalités de PLANOT et ses modalités d’utilisation. Le jour et les modalités de la formation seront déterminés d’un commun accord entre le prestataire et l’abonné. Cette prestation ne sera pas réalisée si l’abonné ne demande pas sa réalisation dans le mois qui suit la mise en place du site internet. Cette prestation est comprise dans le prix de l’abonnement, qui ne sera pas diminué si elle n’est pas réalisée.

•  Peut demander au prestataire dix-huit (18) heures de suivi initial, afin de l’aider à s’adapter à l’utilisation quotidienne de PLANOT. Cette prestation ne sera pas effectuée si l’abonné ne demande pas sa réalisation au cours des douze premiers mois qui suivent la mise en place du site internet. Les modalités pratiques de la prestation seront définies d’un commun accord entre le prestataire et l’abonné. Cette prestation est comprise dans le prix de l’abonnement, qui ne sera pas diminué si elle n’est pas réalisée.

• Peut demander au prestataire une formation ponctuelle, s’il souhaite davantage de formation ou s’il n’a pas bénéficié de la formation initiale. Le prestataire n’est pas obligé d’accéder à cette demande. S’il accepte, les termes et conditions de cette formation seront arrêtés avec l’abonné. Le prix de cette prestation n’est pas compris dans celui de l’abonnement. Le prix de cette prestation ponctuelle devra être arrêté entre le prestataire et l’abonné.

• Peut demander un suivi ponctuel, s’il souhaite davantage d’aide à l’adaptation au logiciel et son utilisation quotidienne, ou s’il n’a pas bénéficié du suivi initial. Le prestataire n’est pas obligé d’accéder à cette demande. S’il accepte, les termes et conditions de ce suivi seront arrêtés avec l’abonné. Le prix de cette prestation n’est pas compris dans celui de l’abonnement. Le prix de cette prestation ponctuelle devra être arrêté entre le prestataire et l’abonné.

  7.6.Améliorations

  7.6.1.Améliorations à l’initiative du prestataire

  Le prestataire peut choisir de modifier les fonctionnalités existantes ou d’en créer de nouvelles. Dans un cas comme dans l’autre, on parlera d’amélioration.

  7.6.2.Améliorations à la demande de l’abonné

Si l’abonné demande une modification d’une fonctionnalité ou de nouvelles fonctionnalités, le prestataire n’est pas tenu de les réaliser. S’il accepte de les réaliser :

• Elles seront payantes. Le prix sera déterminé librement entre les parties ;

• Elles demeureront la propriété du prestataire, qui pourra les exploité par ailleurs auprès d’autres abonnés.

  7.6.3.Formation aux améliorations

Si l’abonné demande une formation aux améliorations, le prestataire n’est pas tenu de les réaliser. S’il accepte de les réaliser :

• Elles seront payantes. Le prix sera déterminé librement entre les parties ;

• Les modalités pratiques de la formation seront arrêtées librement entre les parties.

  7.7.Assistance

Le prestataire met à disposition des utilisateurs une fonctionnalité leur permettant de réaliser une demande d’assistance au prestataire. Le prestataire s’efforcera d’y répondre directement, ou par l’intermédiaire d’une tierce personne, qui peut être destinataire de la demande. La demande d’assistance est comprise dans l’abonnement.

7.8.Confidentialité

Le prestataire s’oblige à ne divulguer ni ne faire aucun usage commercial des données de l’abonné ou de celles qui se trouveraient sur le site internet mis en place pour son utilisation de PLANOT. Toutefois, le prestataire est autorisé à faire savoir sur tous supports de communication que l’abonné est l’un de ses clients, à condition que la communication, qui devra rester sobre et distinguée, ne soit pas attentatoire à l’image de marque de l’abonné et de sa profession. Il est d’ores et déjà convenu que la mention du nom de l’abonné et de son logo, sa marque, ou nom commercial, sous une rubrique ou formule “Ils nous font confiance”, est autorisée sans réserve, et considérée irréfragablement comme respectueuse de l’image de marque de l’abonné et de sa profession.

7.9.Protection des données à caractère personnel

Le prestataire s’oblige, généralement, à respecter le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 portant sur la protection des données à caractère personnel, et spécialement les conventions figurant en annexe n°1 du présent contrat.

8. OBLIGATIONS DE L’ABONNE

Sont décrites ici les obligations de l’abonné, nées de la signature des présentes, lesquelles engagent l’abonné et ses préposés ou ayants droits (au rang desquels figurent ses utilisateurs).

8.1.Obligation générale

D’une manière générale, l’abonné est tenu par toutes les clauses des présentes et de ses éventuels annexes et avenants.

8.2.Obligation de respecter les conditions générales d’utilisation du site internet

L’abonné et ses utilisateurs seront tenus de respecter les conditions générales d’utilisation (CGU) du site internet mis en place. Ces conditions, en leur état actuel, ont été portées à la connaissance de l’abonné, qui le reconnaît. Elles demeurent :

• Consultables depuis le site internet mis en place ;

• Susceptibles de changer sur décision unilatérale du prestataire ;

• Opposables à l’abonné et ses utilisateurs, même en cas de changement.

8.3.Obligation de ne pas concurrencer le prestataire

L’abonné s’oblige à ne pas développer par lui-même, directement ou indirectement, de solution concurrente à celle de PLANOT.

8.4.Obligation de respecter la propriété du prestataire

L’abonné s’interdit d’utiliser, de déposer, ou protéger à son nom ou celui d’une autre personne :

• Le nom de domaine du site internet mis en place ou un nom approchant ou pouvant porter à confusion ;

• La marque PLANOT, ou un nom approchant ou pouvant porter à confusion ;

• La marque TIMEFACTORY, ou un nom approchant ou pouvant porter à confusion.

8.5.Obligation de ne pas dénigrer

Tant que durera son abonnement, et dans les douze (12) mois qui suivront la fin de celui-ci, l’abonné s’interdit toute publication écrite ou verbale ayant pour objet ou pour effet de critiquer ou dénigrer PLANOT, le prestataire, ses dirigeants, associés, ou encore ses préposés ou sous-traitants sur quelque support que ce soit (réseaux sociaux, presse écrite, conférence,…), et ce afin de ne pas nuire à la réputation, l’image, et la crédibilité du prestataire et de PLANOT.