Politique de confidentialité

I. CONDITIONS GENERALES

1. PARTIES AU CONTRAT

1.1.Prestataire

La société 5ème FACE, société à responsabilité au capital de 1000,00 €, ayant son siège 79 rue Jouffroy d’Abbans 75017 Paris, immatriculée au RCS sous le SIREN 844 799 940.
Représentée par la personne mentionnée dans les conditions particulières*.
Il est appelé ci-après « le prestataire »

1.2.Abonné

L’abonné est dénommé dans les conditions particulières*,

Il est appelé ci-après « l’abonné ».

2. PREAMBULE

2.1.Terminologie

Sont ici expliqués quelques-uns des termes spécifiques au présent contrat.

  •  Le contrat d’abonnement est le présent accord, aux termes duquel le prestataire autorise l’abonné à utiliser le logiciel.
  •  Les conditions générales fixent les règles régissant les rapports contractuels entre l’abonné et le prestataire.
  •  Les conditions particulières précisent les conditions d’application des conditions générales au cas particulier de l’abonné.
  • PLANOT est le logiciel objet du présent contrat d’abonnement.
  • Le logiciel est la solution PLANOT, logiciel exploité sous forme de SaaS (Software as aService).
  • Le prestataire est la personne qui fournit à l’abonné le droit d’accéder au SaaS PLANOT.
  • L’abonné est le client du prestataire, autorisé, contre paiement au prestataire, à utiliser PLANOT. Il ne peut s’agir que d’une personne titulaire d’un ou plusieurs offices notariaux ou d’un groupement d’offices notariaux au sens des présentes.
  • Le groupement d’offices notariaux est une entité qui détient un ou plusieurs offices notariaux directement ou par l’intermédiaire de filiales, ou dont les membres sont titulaires d’offices notariaux. Sont ici visés notamment : les sociétés civiles professionnelles, sociétés d’exercice libéral, sociétés de participations financières de profession libérale, les sociétés civiles de moyens, associations, ou groupement d’intérêt économiques constitués entre notaires.
  • L’utilisateur est la personne autorisée par l’abonné à utiliser PLANOT sur le site internet mis à disposition de l’abonné et dédié à la seule utilisation de PLANOT. On parle aussi des « utilisateurs de l’abonné » pour désigner généralement les personnes qui utilisent PLANOT sur le site internet dédié à l’abonné par le prestataire.
  • Le site internet est à l’usage exclusif des utilisateurs de l’abonné. Il est mis en place par le prestataire sur des serveurs dédiés à l’usage de PLANOT.
  • Le serveur est la machine qui héberge le site internet et ses services.
  • Le nom de domaine est l’ensemble des caractères et de l’extension (ou suffixe) qui masquent l’adresse IP du site internet mis en place par le prestataire. C’est le nom du site.
  • L’extension est la classification du domaine. En l’espèce, elle est géographique (.fr).
  • Le protocole https est la technique utilisée par le serveur du site internet pouréchanger avec ses clients.
  • La mise en place du site internet est l’ensemble des actions menées par le prestataire pour créer le site internet qui permettra à l’abonné et ses utilisateurs d’utiliser PLANOT.
  • Les améliorations sont les développements du logiciel réalisés par le prestataire qui viennent modifier les fonctionnalités de PLANOT, ou en ajouter de nouvelles.
  • Les fonctionnalités sont les fonctions implantées dans le logiciel qui permettent d’y réaliser un certain nombre de traitements et d’actions.
  • Le coéquipier est un utilisateur préposé de l’abonné, ou l’abonné lui-même, qui est renseigné comme ayant cette qualité (de coéquipier) sur le site internet.
  • La grille tarifaire est le barème permettant de fixer le prix du contrat d’abonnement.
  • La formation initiale est l’enseignement que le prestataire se propose de dispenser à l’abonné à la suite de la mise en place du site internet pour lui montrer comment utiliser les principales fonctionnalités de PLANOT.
  • La formation ponctuelle est un enseignement sur l’utilisation des fonctionnalités de PLANOT, non compris dans l’abonnement, et dispensé sur demande.
  • Le suivi initial est l’accompagnement que se propose de faire le prestataire auprès de l’abonné pour faciliter son adaptation à l’utilisation quotidienne de PLANOT dans l’année qui suit la mise en place du site internet.
  • Le suivi ponctuel est l’accompagnement de l’abonné pour faciliter son adaptation à l’utilisation quotidienne de PLANOT, non compris dans l’abonnement, et fourni sur demande.

    2.2.Philosophie notariale

    PLANOT est un logiciel créé « par des notaires pour des notaires ». Le prestataire reste attaché

    à cette singularité. En conséquence, ne peuvent prétendre à la qualité d’abonné que :

  •  Une personne titulaire d’un ou plusieurs offices notariaux ;
  • Un groupement de notaires titulaires d’un ou plusieurs offices notariaux, tel que défini aux présentes.

2.3.Contexte contractuel

La société 5ème FACE est seul propriétaire du logiciel PLANOT, qu’elle met à disposition à titre onéreux à des abonnés.
Le logiciel PLANOT vise à aider le notaire et ses préposés à organiser le travail et la circulation de l’information qui y est liée.

Il s’agit d’un logiciel exigeant qui impose à l’abonné de s’impliquer directement dans le suivi de son utilisation et de son fonctionnement.
Après avoir assisté à une ou plusieurs démonstrations du logiciel, par ses propres moyens ou en présence du prestataire ou de l’un de ses préposés, et avoir obtenu toutes explications souhaitées sur le mode de fonctionnement du logiciel et les conditions d’abonnement, l’abonné a choisi de souscrire à l’abonnement objet des présentes.

3. OBJET DU CONTRAT

L’objet du contrat est la mise à disposition par le prestataire à l’abonné du site internet mentionné dans les conditions particulières*, lequel permettra à l’abonné et aux utilisateurs de l’abonné, d’utiliser la solution PLANOT.

4. DURÉE DU CONTRAT

4.1.Durée du contrat à la souscription

Le contrat est souscrit pour une durée indéterminée. Il commence à courir à compter de la date indiquée dans les conditions particulières*

4.2.Résiliation à l’initiative de l’abonné

Durant les vingt-quatre (24) premiers mois du contrat, l’abonné ne pourra pas résilier le contrat.
Ensuite, il peut mettre fin au contrat à tout moment, à condition de le faire par écrit à l’adresse électronique planot@timefactory.fr. La résiliation prend effet quarante-cinq (45) jours après qu’a été envoyé le courrier électronique. La redevance est due jusqu’au terme du délai de quarante-cinq (45) jours susmentionné.

4.3.Résiliation à l’initiative du prestataire

Le prestataire pourra résilier le contrat à tout moment :

  • En cas de non-respect de l’une des obligations mentionnées à l’article 8 ci-après, moyennant le respect d’un préavis écrit de quarante-cinq jours (45) à l’adresse électronique mentionnée dans les conditions particulières* ;
  • En cas de défaut de paiement d’un terme de l’abonnement, moyennant un préavis écrit de dix (jours).

4.4.Conséquences de la résiliation du contrat

En cas de résiliation, l’abonné (et ses utilisateurs) ne disposera plus d’aucune fonctionnalité active de PLANOT, ni d’aucun droit à prestation de la part du prestataire. Il n’aura qu’un droit de lecture des données existantes à la date d’effet de la résiliation.
Le prestataire demeurera tenu à l’hébergement du site pendant une durée de dix années à compter de la résiliation.

5. PRIX DE LA MISE EN PLACE DU SITE INTERNET

Pour la mise en place du site internet la rémunération du prestataire est définie aux conditions particulières*.

6. PRIX DE L’ABONNEMENT

6.1.Modalités de fixation du prix de l’abonnement

Le prix de l’abonnement est fixé sur la base d’une grille tarifaire qui figure aux conditions particulières*. Cette grille tarifaire fixe un prix qui est fonction du nombre de coéquipiers qui peuvent utiliser le logiciel (appelés « utilisateurs » dans la grille).

6.2.Ajustement annuel du prix au nombre d’utilisateurs réels

Tous les douze mois, le prix est revu pour tenir compte du nombre réel de coéquipiers. Le prestataire vérifie alors le nombre de coéquipiers de l’abonné qui s’oblige à lui donner l’information si elle lui est demandée et l’autorise d’ores et déjà à accéder au site internet pour la vérifier et la contrôler.

6.3.Révision de la grille tarifaire

Tous les douze mois, la grille tarifaire pourra être revue à la seule initiative du prestataire, qui en informera l’abonné.

6.4.Modalités de paiement du prix de l’abonnement

Le prix de l’abonnement sera payable mensuellement et d’avance, le 5 de chaque mois, par prélèvement sur le compte indiqué aux conditions particulières*, et pour la première le cinquième jour du mois qui suit la mise en place du site internet (par exemple, mise en place le 12 janvier, premier paiement le 5 février).

7. OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE

Sont décrites ici les obligations du prestataire, nées de la signature des présentes, lesquelles engagent le prestataire et ses préposés ou ayants droits.

7.1.Obligation générale

D’une manière générale, le prestataire est tenu par toutes les clauses des présentes et de ses éventuels annexes et avenants.

7.2.Site internet

Le prestataire s’oblige à mettre en place le site internet, à en assurer la maintenance et l’hébergement, à y déployer les améliorations développées par lui, et à sauvegarder les données de l’abonné s’y trouvant.
L’extension du nom de domaine sera “.fr”.

Le protocole utilisé sera https.

7.3.Fonctionnalités

Le prestataire livre à l’abonné les fonctionnalités du logiciel telles qu’elles existent au jour de la mise en place du logiciel. Il pourra les améliorer, et en fournir de nouvelles.

7.4.Plannings et fiches

PLANOT permet, notamment, de fabriquer des plannings et des fiches. Le prestataire, lors de la mise en place du site, met à disposition de l’abonné des modèles de plannings et de fiches, dont l’abonné est libre et responsable de l’utilisation. Chaque abonné demeure responsable de l’utilisation de ces plannings et de ces fiches, comme de ceux qu’il pourrait fabriquer lui-même, dans le cadre de la délivrance de sa prestation à ses propres clients, eu égard notamment aux contraintes légales, déontologiques, réglementaires, et organisationnelles auxquels il est tenu dans le cadre de son activité professionnelle.

7.5.Formation et suivi de la mise en place du site internet

Une fois la mise en place du site internet effectuée, l’abonné :

  • A droit à six (6) heures de formation initiale dispensées par le prestataire ou un préposé (ou sous-traitant), au cours desquelles seront présentées les principales fonctionnalités de PLANOT et ses modalités d’utilisation. Le jour et les modalités de la formation seront déterminés d’un commun accord entre le prestataire et l’abonné. Cette prestation ne sera pas réalisée si l’abonné ne demande pas sa réalisation dans le mois qui suit la mise en place du site internet. Cette prestation est comprise dans le prix de l’abonnement, qui ne sera pas diminué si elle n’est pas réalisée.
  •  Peut demander au prestataire dix-huit (18) heures de suivi initial, afin de l’aider à s’adapter à l’utilisation quotidienne de PLANOT. Cette prestation ne sera pas effectuée si l’abonné ne demande pas sa réalisation au cours des douze premiers mois qui suivent la mise en place du site internet. Les modalités pratiques de la prestation seront définies d’un commun accord entre le prestataire et l’abonné. Cette prestation est comprise dans le prix de l’abonnement, qui ne sera pas diminué si elle n’est pas réalisée.
  • Peut demander au prestataire une formation ponctuelle, s’il souhaite davantage de formation ou s’il n’a pas bénéficié de la formation initiale. Le prestataire n’est pas obligé d’accéder à cette demande. S’il accepte, les termes et conditions de cette formation seront arrêtés avec l’abonné. Le prix de cette prestation n’est pas compris dans celui de l’abonnement. Le prix de cette prestation ponctuelle devra être arrêté entre le prestataire et l’abonné.
  • Peut demander un suivi ponctuel, s’il souhaite davantage d’aide à l’adaptation au logiciel et son utilisation quotidienne, ou s’il n’a pas bénéficié du suivi initial. Le prestataire n’est pas obligé d’accéder à cette demande. S’il accepte, les termes et conditions de ce suivi seront arrêtés avec l’abonné. Le prix de cette prestation n’est pas compris dans celui de l’abonnement. Le prix de cette prestation ponctuelle devra être arrêté entre le prestataire et l’abonné.

    7.6.Améliorations

    7.6.1.Améliorations à l’initiative du prestataire

    Le prestataire peut choisir de modifier les fonctionnalités existantes ou d’en créer de nouvelles. Dans un cas comme dans l’autre, on parlera d’amélioration.

    7.6.2.Améliorations à la demande de l’abonné

Si l’abonné demande une modification d’une fonctionnalité ou de nouvelles fonctionnalités, le prestataire n’est pas tenu de les réaliser. S’il accepte de les réaliser :

  • Elles seront payantes. Le prix sera déterminé librement entre les parties ;
  • Elles demeureront la propriété du prestataire, qui pourra les exploité par ailleurs auprès d’autres abonnés.
    7.6.3.Formation aux améliorations

Si l’abonné demande une formation aux améliorations, le prestataire n’est pas tenu de les réaliser. S’il accepte de les réaliser :

  • Elles seront payantes. Le prix sera déterminé librement entre les parties ;
  • Les modalités pratiques de la formation seront arrêtées librement entre les parties.

    7.7.Assistance

Le prestataire met à disposition des utilisateurs une fonctionnalité leur permettant de réaliser une demande d’assistance au prestataire. Le prestataire s’efforcera d’y répondre directement, ou par l’intermédiaire d’une tierce personne, qui peut être destinataire de la demande. La demande d’assistance est comprise dans l’abonnement.

7.8.Confidentialité

Le prestataire s’oblige à ne divulguer ni ne faire aucun usage commercial des données de l’abonné ou de celles qui se trouveraient sur le site internet mis en place pour son utilisation de PLANOT. Toutefois, le prestataire est autorisé à faire savoir sur tous supports de communication que l’abonné est l’un de ses clients, à condition que la communication, qui devra rester sobre et distinguée, ne soit pas attentatoire à l’image de marque de l’abonné et de sa profession. Il est d’ores et déjà convenu que la mention du nom de l’abonné et de son logo, sa marque, ou nom commercial, sous une rubrique ou formule “Ils nous font confiance”, est autorisée sans réserve, et considérée irréfragablement comme respectueuse de l’image de marque de l’abonné et de sa profession.

7.9.Protection des données à caractère personnel

Le prestataire s’oblige, généralement, à respecter le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 portant sur la protection des données à caractère personnel, et spécialement les conventions figurant en annexe n°1 du présent contrat.

8. OBLIGATIONS DE L’ABONNE

Sont décrites ici les obligations de l’abonné, nées de la signature des présentes, lesquelles engagent l’abonné et ses préposés ou ayants droits (au rang desquels figurent ses utilisateurs).

8.1.Obligation générale

D’une manière générale, l’abonné est tenu par toutes les clauses des présentes et de ses éventuels annexes et avenants.

8.2.Obligation de respecter les conditions générales d’utilisation du site internet

L’abonné et ses utilisateurs seront tenus de respecter les conditions générales d’utilisation (CGU) du site internet mis en place. Ces conditions, en leur état actuel, ont été portées à la connaissance de l’abonné, qui le reconnaît. Elles demeurent :

  • Consultables depuis le site internet mis en place ;
  • Susceptibles de changer sur décision unilatérale du prestataire ;
  • Opposables à l’abonné et ses utilisateurs, même en cas de changement.

8.3.Obligation de ne pas concurrencer le prestataire

L’abonné s’oblige à ne pas développer par lui-même, directement ou indirectement, de solution concurrente à celle de PLANOT.

 

8.4.Obligation de respecter la propriété du prestataire

L’abonné s’interdit d’utiliser, de déposer, ou protéger à son nom ou celui d’une autre personne :

  • Le nom de domaine du site internet mis en place ou un nom approchant ou pouvant porter à confusion ;
  • La marque PLANOT, ou un nom approchant ou pouvant porter à confusion ;
  • La marque TIMEFACTORY, ou un nom approchant ou pouvant porter à confusion.

8.5.Obligation de ne pas dénigrer

Tant que durera son abonnement, et dans les douze (12) mois qui suivront la fin de celui-ci, l’abonné s’interdit toute publication écrite ou verbale ayant pour objet ou pour effet de critiquer ou dénigrer PLANOT, le prestataire, ses dirigeants, associés, ou encore ses préposés ou sous-traitants sur quelque support que ce soit (réseaux sociaux, presse écrite, conférence,…), et ce afin de ne pas nuire à la réputation, l’image, et la crédibilité du prestataire et de PLANOT.

8.6. Obligation de tolérer la gêne nécessaire au bon fonctionnement du site internet et à la mise en place des améliorations

Afin d’assurer le bon fonctionnement du site internet mis en place, le prestataire pourra être contraint de perturber l’abonné ou ses utilisateurs dans leur utilisation du logiciel. L’abonné devra supporter les interruptions d’accès au site internet mis en place ou les dysfonctionnements de celui-ci qui seraient liés au développement d’améliorations ou à la réparation de problèmes techniques ou technologiques, ou qui, plus généralement seraient nécessaires au bon fonctionnement du site internet.

8.7.Obligation de confidentialité

L’abonné s’interdit de divulguer les présentes à quiconque et à garder le contenu de ses rapports commerciaux avec le prestataire secret, et notamment les conditions tarifaires dont il bénéficie.

8.8.Protection des données à caractère personnel

L’abonné s’oblige, généralement, à respecter le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 portant sur la protection des données à caractère personnel, et spécialement les conventions figurant en partie II du présent contrat.

9. CAUSES LEGITIMES DE SUSPENSION DE L’ACCES AU SITE INTERNET

Nonobstant les circonstances de droit commun qui peuvent justifier une inexécution de ses obligations par l’une des parties au contrat, il est expressément convenu que l’inexécution de l’une ou l’autre des obligations suivantes par l’abonné sera considérée comme suffisamment grave et certaine pour justifier une suspension par le prestataire de l’accès de l’abonné et de ses utilisateurs au site internet mis en place :

 
  • Défaut de paiement au terme convenu du prix de la mise en place du site internet, d’une échéance de l’abonnement, ou d’une quelconque prestation liée à l’exécution du présent contrat ;
  • Non-respect de l’une des obligations définie aux présentes de non concurrence du prestataire, de respect de la propriété du prestataire, de ne pas dénigrer, ou encore de confidentialité.

La présente clause n’est pas exclusive d’indemnisation judiciaire du préjudice subi.

10.INDIVISIBILITE

Le contrat est indivisible :

  • Les parties ne peuvent prétendre exécuter une partie seulement de leurs obligations. Toutefois, si une clause venait à être annulée elle n’entraînerait pas nullité du contrat, de sorte que les autres clauses resteraient applicables, sauf volonté contraire du prestataire postérieure à l’annulation de la clause.
  • La cession du contrat ne saurait se limiter à quelques obligations seulement, ou se réaliser au profit de plusieurs cessionnaires.

11.CESSION DE CONTRAT

11.1.Cession par le prestataire

Le prestataire pourra librement céder le présent contrat dans les termes des articles 1216 et suivants du Code civil

11.2.Cession par l’abonné

PLANOT ayant été conçu « par des notaires pour des notaires », le prestataire s’oppose à la cession du contrat par l’abonné en dehors de la profession notariale.

11.2.1.L’abonné titulaire d’un ou plusieurs offices notariaux

L’abonné titulaire d’un ou plusieurs offices notariaux pourra librement céder le présent contrat dans les termes des articles 1216 et suivants du Code civil à :

  • Son successeur dans la titularité de l’office notarial qu’il exploite ;
  • A un groupement de notaires dont l’un des membres au moins sera, si ce n’est l’abonné lui-même, son successeur.

Toute autre cession est prohibée.

11.2.2.L’abonné est un groupement d’offices notariaux

L’abonné qui est un groupement d’offices notariaux pourra librement céder le présent contrat dans les termes des articles 1216 et suivants du Code civil à un autre groupement d’offices notariaux. Toutefois l’abonné devra, sous sa seule responsabilité, faire son affaire avec les membres actuels du groupement de l’organisation des droits d’accès au logiciel de chacun d’eux après la cession, l’abonnement étant indivisible.

Toute autre cession est prohibée.

12.RAPPORTS ENTRE LES PERSONNES

  1. Le.prestataire est tenu aux obligations nées des présentes envers l’abonné exclusivement. Aucun utilisateur, si ce n’est l’abonné lui-même, ne pourra revendiquer auprès du prestataire l’exécution des présentes.
  2. A l’exception des obligations touchant à l’utilisation du logiciel par les utilisateurs et stipulées aux conditions générales d’utilisation, qui engagent tout utilisateur de PLANOT vis-à-vis du prestataire, l’abonné répond seul de l’exécution des présentes vis-à-vis du prestataire. Il ne saurait invoquer le fait d’un tiers, utilisateur ou non, pour s’exonérer de ses obligations.
  3. 3. S’agissant du cas particulier des obligations touchant à l’utilisation du logiciel par les utilisateurs et stipulées aux conditions générales d’utilisation, le prestataire peut agir directement, à son choix, soit contre l’utilisateur, soit contre l’abonné, lequel demeure en toutes circonstances solidaire de ses utilisateurs.

13.LITIGES

En cas de litige, les parties feront leurs meilleurs efforts pour trouver une issue amiable à leur différend. S’ils n’y parviennent pas dans un délai raisonnable, qui ne saurait excéder quatre (4) mois, et qu’une procédure judiciaire doit être engagée, le tribunal compétent sera celui de la ville de Paris.

14.LOI APPLICABLE

La loi applicable aux présentes est la loi française.

II. PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Au sens du règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 portant sur la protection des données à caractère personnel, le prestataire est :

  • Responsable des données à caractère personnel qu’il collecte auprès de l’abonné ;
  • Sous-traitant de certains traitements de données à caractère personnel dont est responsable l’abonné et qui peuvent concerner ses utilisateurs, ses clients, fournisseurs et prospects.

15.Données traitées par le prestataire en qualité de responsable 15.1.Obligations générales

15.1.Obligations générales

15.1.1- Responsabilité du responsable du traitement

Le prestataire, conformément aux dispositions de l’article 24 du règlement européen 2016/679, s’oblige à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s’assurer et être en mesure de démontrer que le traitement des données à caractère personnel qu’il collecte est effectué conformément au règlement (règlement européen 2016/679). Ces mesures seront réexaminées et actualisées si nécessaire.

15.1.2. Protection des données dès la conception et protection des données par défaut

Conformément aux dispositions de l’article 25 du règlement européen 2016/679, le prestataire s’oblige :

  • Compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, que présente le traitement pour les droits et libertés des personnes physiques, à mettre en œuvre, tant au moment de la détermination des moyens du traitement qu’au moment du traitement lui-même, des mesures techniques et organisationnelles appropriées ;
  • A mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir que, par défaut, seules les données à caractère personnel qui sont nécessaires au regard de chaque finalité spécifique du traitement sont traitées.
15.1.3.Registre des activités de traitement

Compte tenu du nombre de ses salariés, le prestataire, qui n’y est pas tenu par la loi, ne dispose pas à ce jour de registre des activités de traitement évoqué à l’article 30 du règlement européen 2016/679.

15.1.4.Autorité de contrôle

Conformément aux dispositions de l’article 31 du règlement européen 2016/679, le prestataire, et le cas échéant ses représentants coopèrent avec l’autorité de contrôle, à la demande de celle-ci, dans l’exécution de ses missions.

15.1.5.Sécurité du traitement

Conformément aux dispositions de l’article 32 du règlement européen 2016/679, le prestataire s’oblige, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes physiques, à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins:

  • La pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;
  • Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement;
  • Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique;
  • Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

En outre, le prestataire s’oblige à prendre des mesures afin de garantir que toute personne physique agissant sous son autorité, qui a accès à des données à caractère personnel, ne les traite pas, excepté sur instruction prestataire, à moins d’y être obligée par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre.

15.1.6. Notification à l’autorité de contrôle d’une violation de données à caractère personnel

Conformément aux dispositions de l’article 33 du règlement européen 2016/679, le prestataire s’oblige, en cas de violation de données à caractère personnel, à notifier la violation en question à l’autorité de contrôle compétente conformément à l’article l’article 55 du règlement européen 2016/679, dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

La notification, indiquera, à tout le monde :

  • La nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
  • Le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d’un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
  • Les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
  • Les mesures prises ou que le prestataire propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.Si, et dans la mesure où, il n’est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, les informations seront communiquées par le prestataire de manière échelonnée

Afin de permettre à l’autorité de contrôle de vérifier le respect par le prestataire de ses obligations, ce dernier documentera toute violation de données à caractère personnel, en indiquant les faits concernant la violation des données à caractère personnel, ses effets et les mesures prises pour y remédier.

15.1.7. Communication à la personne concernée d’une violation de données à caractère personnel

Conformément aux dispositions de l’article 34 du règlement européen 2016/679, le prestataire s’oblige, lorsqu’une violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique, le à communiquer la violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais.

La communication à la personne concernée décrira, en des termes clairs et simples, la nature de la violation de données à caractère personnel et contiendra au moins les informations et mesures suivantes :

  • Le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d’un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
  • Les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
  • Les mesures prises ou que le prestataire propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Le prestataire ne sera pas tenu de communiquer la violation à la personne concernée ne si l’une ou l’autre des conditions suivantes est remplie:

  • Ont été mises en œuvre les mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées et ces mesures ont été appliquées aux données à caractère personnel affectées par ladite violation, en particulier les mesures qui rendent les données à caractère personnel incompréhensibles pour toute personne qui n’est pas autorisée à y avoir accès, telles que le chiffrement
  • Ont été prises des mesures ultérieures qui garantissent que le risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées par la violation n’est plus susceptible de se matérialiser ;
  • Elle exigerait des efforts disproportionnés. Dans ce cas, il est plutôt procédé à une communication publique ou à une mesure similaire permettant aux personnes concernées d’être informées de manière tout aussi efficace.
15.1.8.Analyse d’impact relative à la protection des données

Le traitement effectué par le prestataire n’étant pas susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques, il n’ a pas été procédé à l’analyse d’impact prévue par les dispositions de l’article 35 du règlement européen 2016/679.

15.2. Informations à fournir lorsque des données à caractère personnel sont collectées auprès de la personne concernée

Le prestataire reporte dans le tableau ci-dessous les informations que l’article 13 du règlement européen 2016/679 lui impose de porter à la connaissance de l’abonné.

 
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Au-delà des obligations légales, le prestataire précise ici :

 

  1. La nature des données collectées auprès de l’abonné : éléments d’identification de l’abonné, coordonnées postales, téléphoniques, électroniques et bancaires de l’abonné ;
  2. La nature du traitement des données effectuées par le prestataire :collecte, classement, et conservation dans un fichier client digital, de l’ensemble des données susvisées, et diffusion de l’identité (sans ses coordonnées) de l’abonné à de fins de publicité pour le prestataire conformément à l’article 7.8 des présentes

 

16.Données traitées par le prestataire en qualité de sous-traitant

Au sens du règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 portant sur la protection des données à caractère personnel, l’abonné est responsable du traitement de données à caractère personnel qui peuvent concerner ses utilisateurs, ses préposés, ses clients, fournisseurs et prospects.

Dans le cadre de l’exécution des présentes, l’abonné confie au prestataire qu’il considère présenter des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour répondre aux exigences dudit règlement et garantir la protection des droits des personnes concernées, la sous-traitance de certains traitements de données.

Le présent titre, conformément au règlement européen susvisé, organise la sous-traitance par le prestataire, des données traitées par l’abonné en qualité de responsable, au sens dudit règlement.

 

16.1.Objet du traitement

La cause objet du traitement est le présent contrat d’abonnement.

 

16.2.Durée du traitement

Le traitement durera aussi longtemps que durent les obligations du prestataire au terme des présentes

 

16.3.Nature et finalité du traitement 16.3.1.Nature des traitements

En sa qualité de sous-traitant, le prestataire effectuera, pour le compte de l’abonné (responsable au sens de la règlementation) les opérations de nature suivante :

 

  • Conservation des données que l’abonné aura lui-même collectées;
  • Consultation des données que l’abonné aura lui-même collectées.

 

16.3.2.Finalités du traitement

Le traitement confié au prestataire vise à :

1. Permettre à l’abonné d’y accéder tout le temps que dure sa relation contractuelle avec le prestataire afin qu’il (l’abonné) puisse lui-même les exploiter dans le cadre de son activité et, le cas échéant, les restituer à la personne qui en ferait légitimement la demande ;

2. Permettre au prestataire de comprendre et résoudre les difficultés d’ordre technologique ou pratique que peuvent rencontrer les personnes ayant accès à une ou plusieurs fonctionnalités de Planot ;

3. Permettre au prestataire de déployer les améliorations de Planot;

4. Permettre au prestataire de former et assurer le suivi de l’abonné et de ses préposés au fonctionnement du logiciel Planot.

 

16.3.Nature et finalité du traitement

 

16.3.1.Nature des traitements

En sa qualité de sous-traitant, le prestataire effectuera, pour le compte de l’abonné (responsable au sens de la règlementation) les opérations de nature suivante :

 

  1. Conservation des données que l’abonné aura lui-même collectées;
  2. Consultation des données que l’abonné aura lui-même collectées.

 

16.3.2.Finalités du traitement

Le traitement confié au prestataire vise à :

1. Permettre à l’abonné d’y accéder tout le temps que dure sa relation contractuelle avec le prestataire afin qu’il (l’abonné) puisse lui-même les exploiter dans le cadre de son activité et, le cas échéant, les restituer à la personne qui en ferait légitimement la demande ;

2. Permettre au prestataire de comprendre et résoudre les difficultés d’ordre technologique ou pratique que peuvent rencontrer les personnes ayant accès à une ou plusieurs fonctionnalités de Planot ;

3. Permettre au prestataire de déployer les améliorations de Planot;

4. Permettre au prestataire de former et assurer le suivi de l’abonné et de ses préposés au fonctionnement du logiciel Planot.

 

16.4. Type de données à caractère personnel et catégories de personnes concernées

 

 16.4.1.Type de données

Les données concernées par le traitement pour le compte de l’abonné peuvent être, selon les personnes concernées :

 

  1. Les identifiants de connexion;
  2. Les coordonnées téléphoniques, postales, électroniques et bancaires;
  3. L’identité et l’état civil;
  4. Le régime matrimonial;
  5. Profession;
  6. Patrimoine;
  7. Les actes juridiques et contrats;
  8. Les fichiers de tous formats contenant du texte, des images, du son, ou des vidéos que l’abonné aura jugés utile de collecter sur Planot ;
  9. Correspondances écrites.

 

16.4.2.Catégories de personnes concernées

Le traitement durera aussi longtemps que durent les obligations du prestataire au terme des présentes.

Les catégories de personnes concernées par le traitement sont

1. Les utilisateurs;
2. Les préposés de l’abonné;
3. Ses clients;

4. Ses fournisseurs;

5. Ses prospects.

 

16.5.Obligations et droits du responsable du traitement. 16.5.1.Obligations du responsable du traitement

L’abonné, responsable du traitement, s’oblige, dans le cadre de l’utilisation de Planot, à :

 

  1. Ne collecter que des données qu’il peut légalement collecter;
  2. Se conformer aux obligations du règlement européen 2016/679;
  3. Faire respecter ces obligations à ses préposés;
  4. A ne pas faire, pour Planot, appel à un autre sous-traitant sans l’accord préalable du prestataire ;
  5. Porter à la connaissance du prestataire tout accès non autorisé par lui aux données qu’il collecte.

 

16.5.2.Droits du responsable du traitement

Le responsable aura le droit d’accéder aux données qu’il a collectées.

 

16.6.Obligations et droits du sous-traitant du traitement

 

16.6.1.Obligations du sous-traitant du traitement

Le sous-traitant s’oblige à :

 

  1. Toujours présenter des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour répondre aux exigences du règlement européen 2016/679, et garantir la protection des droits des personnes concernées ;
  2. Ne traiter les données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du traitement, y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins qu’il ne soit tenu d’y procéder en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’État membre auquel le sous-traitant est soumis; dans ce cas, le sous-traitant informe le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public;
  3. Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité;
  4. Prendre toutes les mesures requises en vertu de l’article 32 du règlement européen 2016/679 ;
  5. Respecter les conditions visées ci-après pour recruter un autre sous-traitant;
  6. Tenir compte de la nature du traitement, aider le responsable du traitement, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d’exercer leurs droits prévus au chapitre III du règlement européen 2016/679 ;

 

  1. Aider le responsable du traitement à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du règlement européen 2016/679, compte tenu de la nature du traitement et des informations à la disposition du sous-traitant;
  2. Selon le choix du responsable du traitement, supprimer toutes les données à caractère personnel ou les renvoyer au responsable du traitement au terme de la prestation de services relatifs au traitement, et détruire les copies existantes, à moins que le droit de l’Union ou le droit de l’État membre n’exige la conservation des données à caractère personnel;
  3. Mettre à la disposition du responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues au présent contrat et permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu’il aura mandaté, et contribuer à ces audits.
  4. Informer immédiatement le responsable du traitement si, selon lui, une instruction formulée dans le cadre du 8 ci-dessus constitue une violation du règlement européen 2016/679 ou d’autres dispositions du droit de l’Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données ;
  5. Sous réserve de ce qu’autorise le présent contrat, ne pas traiter les données à caractère personnel, excepté sur instruction de l’abonné (responsable du traitement), à moins d’y être obligé par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, conformément à l’article 29 du règlement européen 2016/679.

Le prestataire est autorisé à lui-même sous-traiter tout ou partie du traitement des données qui lui est confié aux termes des présentes. Le prestataire, en ce cas, devra :

 

  1. Informer l’abonné du recours à un sous-traitant;
  2. Informer l’abonné du changement de sous-traitant;
  3. Informer l’abonné de l’ajout d’un sous-traitant;
  4. Donner à l’abonné la possibilité d’émettre des objections à l’encontre de ces changements ;
  5. Imposer à cet autre sous-traitant, par contrat ou au moyen d’un autre acte juridique au titre du droit de l’Union ou du droit d’un État membre, les mêmes obligations en matière de protection de données que celles fixées dans le présent contrat, et en particulier pour ce qui est de présenter des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen 2016/679. Si cet autre sous-traitant ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le prestataire (sous-traitant initial) demeure pleinement responsable devant l’abonné (responsable) du traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations ;
  6. Communiquer à l’abonné, à première demande de celui-ci, les coordonnées des personnes auxquelles il recourt à ce jour pour lui permettre d’exécuter tout ou parties des obligations du présent contrat d’abonnement, et qui impliquent le traitement par ces personnes des données à caractère personnel dont le prestataire est lui-même sous-traitant aux termes des présentes.

 

 

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