Ces derniers mois, au vu du confinement, les offices notariaux ont été obligés de fermer leurs portes au public.
La profession notariale a particulièrement été impactée par cette crise sanitaire. Les officiers publics ont dû s’adapter aussi vite que possible à la situation et faire face aux défis du télétravail. Ce qui n’est pas une tâche facile pour cette profession fortement encadrée d’un point de vue juridique.
Les notaires et leurs collaborateurs sont amenés à signer un grand nombre de documents tous les jours. Il a fallu trouver un moyen légal et sécurisé afin de signer certains documents à distance. De cette manière, la transformation digitale des offices notariaux a commencé par la signature à distance.
Peu utilisée dans le secteur, cette solution constitue une véritable opportunité pour les notaires au-delà de la crise sanitaire.
Quels sont les avantages de la signature électronique ? Quels sont les types de signatures ? Quel type pour quel document ? On vous dit tout !
- Qu’est-ce que la signature à distance ?
- Comment marche la signature à distance ?
- Quels sont les types de signature à distance ?
- Pour quels types de documents ?
Qu’est ce que la signature à distance pour les notaires ?
Contrairement à ce que vous pourriez penser, la signature électronique n’est pas une signature manuscrite que l’on aurait numérisée. C’est un ensemble de codes qui permet d’authentifier et d’approuver officiellement des documents numériques en quelques clics.
Elle garantie l’intégrité d’un document électronique et authentifie l’auteur.
La signature utilise un identifiant numérique basé sur un certificat délivré par une autorité de certification ou un prestataire de services de confiance accrédité comme Yousign
Comment marche la signature à distance chez les notaires ?
C’est un procédé qui s’appuie sur une technologie pour deux raisons principales
- Identifier le signataire d’un document
- Garantir que le document n’a pas été modifié après signature
Pour avoir une véritable valeur juridique, la signature électronique à distance doit suivre les règles édictées par le règlement européen eIDAS.
Elle doit être réalisée par un tiers de confiance et une autorité de certification qui ont été préalablement audité et certifié par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI)
Ce dernier définit 3 types de signatures électroniques : simple, avancée et qualifiée. La différence entre ces derniers, repose sur le niveau d’identification du signataire et le degré de sécurité du processus.
Quels sont les types de signature à distance pour les notaires ?
Il existe aujourd’hui 3 types de signature à distance, leur différence réside dans le niveau d’identification du signataire et l’échelle de sécurité du processus.
- Signature à distance simple ou basique, représente le premier niveau de sécurité.
C’est la signature la plus répandue, vu sa simplicité et sa rapidité. Elle représente une signature tactile ou une case à cocher permettant à l’utilisateur de valider la conformité du document.
C’est une signature qui ne présente aucun critère obligatoire comme la vérification de l’identité, et donc à faible niveau de sécurité.
Ce type de signature peut cependant être renforcé avec l’ajout d’autres étapes permettant de l’authentifier. Comme une case à cocher attestant la bonne compréhension du document ou un texte à recopier.
2. La signature à distance avancée, représente le second niveau de sécurité
La signature avancée est construite à travers un système de vérification d’identité du signataire beaucoup plus poussé que la précédente. Réalisée grâce à un système de vérification d’identité poussé, ce type de signature utilise un certificat numérique garantissant l’inaltérabilité du document après signature.
Il est important de préciser également que la signature avancée coche toutes les cases de l’article 26 qui détaille les exigences relatives à la signature électronique
- Être liée au signataire de manière univoque ;
- Permettre d’identifier le signataire ;
- Avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ; et
- Être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable
3. La signature à distance qualifiée, dont le niveau de sécurité est le plus haut
C’est une signature électronique avancée qui est créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié et qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique.
C’est-à-dire que cette dernière répond à des normes juridiques extrêmement bien définies. Elle ressemble à la signature avancée puisqu’elle garantit le même niveau de sécurité, mais intègre en plus une vérification physique de l’identité du signataire.
Comment cela est-il possible ? Ce procédé ressemble énormément au fonctionnement de la clé REAL.
En effet, pour ce type de signature, le signataire se voit remettre une clé cryptographique destinée à valider son identité pour la signature des documents.
Pour quels types de documents de notaires ?
A terme, les actes notariés pourront être signés à distance avec une signature électronique qualifiée. Mais pour le moment, cette solution comporte certaines limitations quant à sa mise en œuvre.
Il y’a néanmoins certains documents notariés qui peuvent être signés à distance grâce à la signature électronique certifiée et référencée par le conseil.
- La procuration
- Les actes sous seings privés
- Les compromis de vente
- Les décomptes financiers
- Les conventions d’honoraires
La signature électronique avancée permet de débloquer rapidement et simplement un bon nombre de situations, et permet aussi aux notaires de gagner du temps en signant de nombreux documents essentiels à distance
La signature à distance sur Planot
Votre logiciel Planot n’a pas fini de vous surprendre !
Désormais vous avez la possibilité de signer vos documents directement sur Planot et gagner du temps. Planot collabore désormais avec Yousign pour vous garantir une nouvelle fonctionnalité en plus !
Désormais avec PlanotxYousign vous pourrez:
- Signer à distance depuis n’importe quel appareil
- Avoir des modes d’authentification variés des signataires
- Avoir un stockage sécurisé et confidentialité des échanges
- Générer automatiquement un dossier de preuve pour chaque signature
- Disposer de circuits de validation et de signature des documents
- Relancer automatiquement vos signataires
Votre étude pourra à présent se consacrer pleinement à son cœur de mission et simplifier les processus de validation et de signature des documents.
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