Notaires et visioconférence : 5 bonnes raisons de l’adopter !
La profession de notaire est pionnière dans la transformation numérique. Les cabinets de notaires redoublent d’ingéniosité pour accompagner les changements qui s’opèrent dans le monde notarial. Ainsi, le recours à la visioconférence est inévitable pour le notariat.
A l’heure ou l’efficacité professionnelle et la mobilité deviennent des enjeux déterminants dans les études notariales, la visioconférence fait partie des innovations les plus prisées par les notaires. Plus interactive que la simple audioconférence, elle permet de se réunir avec ses interlocuteurs sans avoir à se déplacer. Elle n’a pas pour vocation de remplacer entièrement la réunion physique, mais présente plusieurs avantages pour améliorer la communication d’entreprise.
Retour sur les bénéfices au quotidien de cette innovation.
1. Les outils de visioconférence sont simples à utiliser pour les notaires
Organiser une visioconférence peut sembler compliqué, mais cela ne reste qu’une impression. Pour les plus hésitants, les technophobes qui « n’y comprennent rien », soyez tranquilles ! Les plateformes de visioconférence sont généralement intuitives et ne nécessitent pas de grands équipements. Pour éviter d’ouvrir toute une panoplie d’application pour la rédaction des actes, l’agenda, les mails … Sachez que vous pouvez organiser votre visioconférence en un seul clic sur Planot. Ouvrez le dossier concerné, que ce soit une transaction immobilière, une procuration ou une succession … Sélectionnez les personnes à convier et planifiez votre visioconférence. Il vous suffit d’avoir un ordinateur, une bonne connexion internet et le tour est joué ! Vous n’avez pas à composer de numéro, ni d’avoir un compte spécial pour organiser la visioconférence. Et vos interlocuteurs n’auront pas besoin de faire de grandes manipulations, ils rejoindront la réunion en un clic grâce à un lien envoyé sur leur boîte mail.
2. La visioconférence améliore la collaboration des notaires
Le travail collaboratif entre notaires, clercs, ou comptables est au cœur des priorités dans beaucoup d’études. La visioconférence devient ainsi un outil incontournable. Combien avez-vous annulé de réunions qui étaient en premier lieu si compliquées à organiser ? Créneaux difficiles à accorder, trains annulés ou embouteillages interminables … La visioconférence gomme toutes les contraintes géographiques, logistiques et temporelles. La technologie facilite et favorise le travail entre collaborateurs d’une même étude ou d’un même groupe multisite. Elle vous fait gagner à la fois du temps et de la qualité dans la collaboration. Avec la visioconférence, pas de déperdition de l’information et plus d’appels croisés entre confrères. En une seule réunion sans bouger de votre bureau ou de chez vous, vous pourrez diffuser vos messages de façon transversale et instantanée auprès de plusieurs interlocuteurs.
3. La visioconférence réduit votre empreinte écologique
Les études notariales ce n’est plus ce que c’était, les piles de papiers et de copies ont laissé place à la version informatisée du fichier central des disposition de dernière volonté (FCDDV) fondé par le Conseil Supérieur du Notariat (CSN). Depuis, les notaires sont dans une démarche écologique et essayent de privilégier le numérique et le zéro papier.
Dans le même contexte, choisir la visioconférence c’est encourager la démarche écologique de votre office. Cela limite les déplacements et réduit ainsi l’empreinte carbone et l’émission des gaz à effet de serre émanant des véhicules.
L’environnement est aujourd’hui un facteur considérable dont nous sommes tous responsables. La dématérialisation des réunions en visioconférence vous permettra d’inscrire vos méthodes de travail dans une démarche éco-responsable
4. Les coûts de déplacement des notaires sont maîtrisés grâce à la visioconférence
Dans la continuité du point précédent, en dehors de la démarche éco-responsable, les différents déplacements professionnels peuvent s’avérer chronophages et coûteux pour l’office. Que ce soit la perte du temps improductif ou les frais de déplacement dont la liste est interminable, l’entreprise est perdante à tous les coups. C’est pour cela que la visioconférence est un véritable atout pour l’économie d’échelle. Grâce à un outil comme le logiciel pour notaires Planot centralisant tous les besoins des collaborateurs et répondant à toutes leurs sollicitations, le choix est évident.
Planot vous permet d’échanger tous vos documents, de discuter d’avant contrat et des dossiers en cours, de savoir qui retarde la signature de l’acte et quelles sont les prochaines étapes à suivre.
5. La visioconférence : un levier d’efficacité professionnelle
La visioconférence permet aux officiers publics de gagner en performance sur différents domaines. Elle offre une instantanéité que ne permet pas toujours la réunion traditionnelle.
Sa simplicité facilite les interactions et les prises de décisions rapides. Mieux qu’un simple appel téléphonique, elle permet de créer une certaine proximité avec les différents collaborateurs d’un dossier grâce à l’image. Elle permet également le partage d’écran afin de faciliter les explications ou des manipulations sur certaines plateformes.
Vous l’aurez compris, la visioconférence apporte de nombreux bénéfices aux offices notariaux, en associant simplicité, qualité et collaboration. Planot est un des outils digitaux les plus complets pour une étude performante au quotidien. Ce qui favorise l’efficacité professionnelle de tout l’office, allant du comptable au notaire en passant par les formalistes et les secrétaires. Il ne vous reste plus qu’à déterminer votre besoin précis pour savoir ensuite comment choisir la bonne solution à déployer dans votre office.
