Collecte de pièces auprès des parties.
Un formulaire, et les relances partent seules.
Pièces d'identité, titres de propriété, avis d'imposition, RIB : au lieu de les réclamer email après email, envoyez à chaque partie un formulaire personnalisé. Elle dépose ses pièces et ses réponses à son rythme, PlaNot relance ce qui manque et dépose le reste dans le dossier.
Réunir les pièces, sans courir après les parties.
Un dossier notarial commence le plus souvent par une liste de pièces à obtenir des parties. Envoyée par email, cette liste revient en morceaux : une pièce par message, des fichiers mal nommés, des oublis qu'il faut relancer à la main. Le collaborateur passe son temps à pointer ce qui manque au lieu de traiter le dossier.
Avec PlaNot, cette liste devient un formulaire DynaForms, envoyé depuis le dossier. La partie sait exactement quoi fournir, et l'étude voit en temps réel ce qui est arrivé et ce qui manque.
Un formulaire qui s'adapte à chaque partie.
Le formulaire se construit depuis un modèle ou de zéro, puis se réutilise à chaque nouveau dossier du même type. Il combine questions et pièces jointes, et s'ajuste aux réponses de la partie :
- Questions conditionnelles : la section conjoint n'apparaît que si la partie se déclare mariée ou pacsée.
- Sections répétables : un bloc par enfant, par co-emprunteur ou par bénéficiaire.
- Pièces jointes simples ou multi-fichiers.
- Pièces sensibles signalées comme telles et protégées par une double authentification par SMS.
Un formulaire peut aussi être adressé à un collaborateur, ou à la fois au client et à un collaborateur : pour pré-remplir des informations avant l'envoi, ou pour récupérer un document en interne.
Comment se déroule une collecte.
DynaForms est aussi commercialisé seul. Dans PlaNot, c'est une brique intégrée : accessible depuis chaque dossier, sans intégration tierce, sans double saisie.
Créez un formulaire
Depuis un modèle ou de zéro. Questions, pièces jointes, conditions, sections répétables.
Envoyez à la partie
Un lien sécurisé, un code temporaire. Aucun compte à créer côté client.
Elle remplit
En autonomie, à son rythme. DynaForms relance automatiquement ce qui manque.
Tout arrive au dossier
Chaque pièce arrive dans le dossier, nommée d'après la pièce demandée. Vous voyez la progression en temps réel.
Les pièces arrivent dans le dossier, déjà nommées.
Chaque pièce déposée rejoint le dossier, nommée d'après la pièce demandée, sans ressaisie. La gestion documentaire de PlaNot prend le relais : d'un clic droit, vous la rangez dans l'arborescence, la renommez par IA, l'envoyez à la signature Yousign ou par courrier Maileva.
Demander une démoDes relances qui partent seules.
Vous fixez le délai, PlaNot envoie les rappels. Le suivi de progression montre, partie par partie, qui a répondu et ce qu'il manque : le collaborateur n'a plus de relance à écrire, il intervient seulement quand une situation le demande.
Côté partie, aucun compte à créer : un lien sécurisé reçu par email, un code temporaire, et le formulaire s'ouvre. Les questions qui accompagnent la collecte se règlent dans la messagerie sécurisée PEPS du même dossier.
Dans les modèles de planning par type d'acte, la collecte des pièces est une étape à part entière : en succession par exemple, elle suit l'identification des héritiers.
« Nommage automatique des pièces, collecte automatisée de données… »
Questions fréquentes sur la collecte de pièces
Les parties doivent-elles créer un compte pour déposer leurs pièces ?
Que se passe-t-il si une partie ne répond pas ?
Où arrivent les pièces déposées ?
Peut-on réutiliser un formulaire d'un dossier à l'autre ?
Quelle différence entre DynaForms et PlaNot ?
La collecte s'inscrit dans tout le dossier.
Suivi des dossiers
Un modèle de planning par type d'acte, des échéances calculées automatiquement, des alertes de retard.
Découvrir le suivi des dossiersMessagerie sécurisée
Un fil par dossier avec les parties, sans compte à créer, et un fil interne réservé à l'équipe.
Découvrir la messagerie sécuriséePilotage de l'étude
Tâches du jour, charge par rôle et par collaborateur, honoraires par dossier, statistiques.
Découvrir le pilotage de l'étudePrêt à simplifier la collecte des pièces ?
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