Suivi des dossiers notariaux.
Un planning par type d'acte, partagé par toute l'étude.
Vente, succession, donation, constitution de société : chaque type d'acte a son modèle de planning. PlaNot calcule les échéances, répartit les étapes entre les rôles de l'étude et fait remonter les retards.
Pourquoi un planning par type d'acte ?
Une vente, une succession ou une donation suivent chacune un enchaînement d'étapes que l'étude connaît bien : pièces à réunir, formalités préalables, rédaction, signature, formalités postérieures. Quand ce déroulé vit dans la mémoire des collaborateurs, dans un tableur partagé ou dans des emails transférés, personne n'a la même vision de l'avancement. La question « où en est le dossier ? » revient à chaque appel, et un délai oublié se découvre trop tard.
PlaNot part de ce déroulé. L'étude dispose d'un modèle de planning pour chacun de ses principaux types d'actes. À l'ouverture d'un dossier, le modèle s'instancie en un clic : étapes, délais et rôles responsables sont posés d'emblée, et chaque dossier avance sur un cadre commun à toute l'équipe.
C'est l'étude qui crée et fait évoluer ses modèles. Des modèles simples sont fournis au départ, l'équipe PlaNot peut vous aider à construire les vôtres, et l'IA de PlaNot peut en générer une première version.
Un modèle de planning pour chaque type de dossier.
L'étude crée et modifie elle-même ses modèles, sans limite. Des modèles simples sont fournis au départ, instanciables en un clic.
Vente immobilière
De la promesse à la signature : pièces vendeur et acquéreur, formalités préalables, PLU, signature authentique, formalités post-acte.
Succession
Identification des héritiers, collecte des pièces par DynaForms, option et acceptation, déclaration de succession, partage.
Donation
Cadrage fiscal, pièces donateur et donataire, rédaction, signature à distance Yousign, publication.
Constitution de société
Formulaire de souscription, statuts, dépôt capital, formalités Infogreffe, suivi par les associés.
Des échéances qui se calculent seules.
Chaque étape porte un délai, automatique ou libre. Un délai automatique part d'une étape de référence : PlaNot ajoute le nombre de jours prévu et ramène l'échéance au jour ouvré. Les étapes se répartissent ensuite selon les rôles prévus par le modèle.
- Attribution par rôle : notaire, responsable du planning, rédacteur, formaliste, secrétaire.
- Suggestion d'affectation, en option : PlaNot propose le collaborateur le plus disponible.
- Validation des étapes par les collaborateurs concernés, ou par le notaire et le responsable du planning.
- Alertes par email sur les dossiers en retard.
Toute l'étude sait où en est chaque dossier.
L'avancement de chaque dossier se lit d'un coup d'œil : étapes validées, par qui et à quelle date, étape en cours, prochaine échéance. Les retards remontent d'eux-mêmes au lieu d'attendre qu'on les découvre. Le notaire suit ses dossiers depuis le même écran que ses collaborateurs, et la vue d'équipe montre en temps réel les dossiers à jour, à relancer ou en retard.
Le planning s'articule avec le reste du dossier. Les pièces demandées aux parties passent par la collecte de pièces DynaForms, les échanges par la messagerie sécurisée PEPS. Les rendez-vous fixés dans PlaNot se retrouvent dans l'agenda Outlook, et un changement de date ou une suppression se répercute dans les deux sens.
Additionnés, ces plannings donnent la charge de chaque collaborateur : c'est la base du pilotage de l'étude.
plannings gérés en production, cumulés sur un client actif. PlaNot est en production depuis 2014.
Questions fréquentes sur le suivi des dossiers
Quels types d'actes PlaNot permet-il de planifier ?
Les échéances sont-elles calculées automatiquement ?
Comment les étapes sont-elles réparties dans l'équipe ?
Qui crée et modifie les modèles de planning ?
PlaNot fonctionne-t-il avec l'agenda Outlook ?
Le planning ne travaille pas seul.
Collecte de pièces
Un formulaire DynaForms envoyé aux parties, des relances automatiques, des pièces déposées dans le dossier.
Découvrir la collecte de piècesMessagerie sécurisée
Un fil par dossier avec les parties, sans compte à créer, et un fil interne réservé à l'équipe.
Découvrir la messagerie sécuriséePilotage de l'étude
Tâches du jour, charge par rôle et par collaborateur, honoraires par dossier, statistiques.
Découvrir le pilotage de l'étudePrêt à structurer le suivi de vos dossiers ?
Échangeons 30 minutes sur vos besoins. Sans engagement.