Pilotage de l'étude notariale.
Charge, retards et honoraires, au même endroit.
Chaque collaborateur voit ses tâches du jour, ses retards et sa charge. Le notaire et les associés suivent l'activité de l'étude, la répartition du travail et les honoraires, dossier par dossier, sans tableur à consolider.
Qui sait, ce matin, où en est l'étude ?
Sans outil commun, la vision d'ensemble se reconstitue à la main : un point d'équipe, un tableur mis à jour quand on y pense, des questions posées d'un bureau à l'autre. Les surcharges se remarquent quand un dossier prend du retard, et le chiffre d'affaires attendu se calcule à part.
PlaNot tire ces informations des plannings eux-mêmes. Chaque dossier suit un modèle de planning par type d'acte, avec des étapes assignées et datées : l'état de l'étude se lit en temps réel, sans ressaisie.
Toute l'étude, en un coup d'œil.
Un tableau de bord à jour en temps réel, partagé par toute l'étude : dossiers à jour, à relancer ou en retard, prochaine échéance et collaborateur responsable.
La charge de chacun, rôle par rôle.
La charge se visualise par rôle et par personne. Les surcharges se repèrent d'un coup d'œil, et si l'option est activée, PlaNot suggère pour chaque rôle le collaborateur le plus disponible.
- Tâches du jour par collaborateur, retards compris.
- Charge par rôle et par personne.
- Suggestion d'affectation, en option, vers le collaborateur le plus disponible.
Pour la direction : l'activité et les revenus.
Le notaire et les associés pilotent l'étude à partir des mêmes données que l'équipe :
- Chiffre d'affaires par dossier (émoluments, formalités, honoraires) : le réalisé et ce qui reste en attente.
- Statistiques par mois, par année, par équipe, par rédacteur ou par modèle de planning.
- Recherche avancée multicritère, recherches enregistrées, export CSV.
« Toutes les informations des dossiers sont accessibles en un clic et viennent à vous : ce qui est à faire, ce qui a été fait, ce qui est en retard, le chiffre d'affaires attendu, celui réalisé… »
Plusieurs sites, une vision consolidée.
Pour une étude organisée sur plusieurs sites ou en plusieurs entités, les droits se configurent par entité et les collaborateurs peuvent être répartis entre structures selon les besoins. Chaque équipe conserve sa gestion propre, et les dirigeants disposent d'une vision consolidée de l'ensemble.
Le pilotage s'appuie sur tout ce que PlaNot centralise : les pièces reçues par la collecte de pièces, les échanges de la messagerie sécurisée, les emails rattachés depuis le guichet email.
Questions fréquentes sur le pilotage de l'étude
Que voit chaque collaborateur en ouvrant PlaNot ?
Comment repérer une surcharge dans l'équipe ?
PlaNot suit-il le chiffre d'affaires de l'étude ?
Peut-on exporter les données ?
PlaNot convient-il à une étude sur plusieurs sites ?
D'où viennent les données du pilotage.
Suivi des dossiers
Un modèle de planning par type d'acte, des échéances calculées automatiquement, des alertes de retard.
Découvrir le suivi des dossiersCollecte de pièces
Un formulaire DynaForms envoyé aux parties, des relances automatiques, des pièces déposées dans le dossier.
Découvrir la collecte de piècesMessagerie sécurisée
Un fil par dossier avec les parties, sans compte à créer, et un fil interne réservé à l'équipe.
Découvrir la messagerie sécuriséePrêt à piloter votre étude autrement ?
Échangeons 30 minutes sur vos besoins. Sans engagement.