Messagerie sécurisée avec vos clients.
Un fil par dossier, sans compte à créer.
Avec PEPS, chaque dossier a son propre espace d'échange avec les parties. Elles y accèdent par un lien reçu par email et un code à usage unique, sans mot de passe à retenir. Messages, pièces jointes et historique restent dans PlaNot, visibles par l'équipe.
Pourquoi sortir les échanges clients de la boîte mail.
Dans une étude, l'email reste souvent le canal principal avec les parties. Pour un dossier notarial, il a deux défauts : les échanges se dispersent entre les boîtes des collaborateurs, et les pièces circulent en simples pièces jointes. Quand un collaborateur s'absente, l'historique du dossier reste dans sa messagerie.
PEPS rattache chaque échange à son dossier. L'étude garde un historique complet et partagé, et le client dispose d'un espace unique où retrouver ses messages et ses documents.
Un accès sans compte ni mot de passe.
Le client reçoit un lien par email. Il s'authentifie avec un code temporaire, envoyé par email ou par SMS, et accède au fil de son dossier. Rien à installer, aucun identifiant à créer : il n'existe pas de mot de passe client à retenir, ni à se faire voler.
Voir une démoLe client répond par email, le message arrive dans le dossier.
Une partie peut répondre depuis sa messagerie habituelle. Sa réponse rejoint automatiquement le fil PEPS du dossier, classée et horodatée, avec ses pièces jointes. Les documents circulent dans les deux sens : depuis l'arborescence du dossier, l'étude partage d'un clic droit les pièces qu'elle choisit.
Le fil PEPS sert aussi à demander un avis : un bouton prépare le message avec le lien vers la fiche Google de l'étude, il ne reste qu'à l'envoyer. Le client n'a pas à chercher la fiche.
Un fil interne, invisible pour le client.
À côté du fil client, chaque dossier dispose d'un fil réservé à l'équipe. Les collaborateurs y échangent sur le dossier sans le quitter : ce qui s'écrit dans le fil interne n'est jamais visible par les parties.
Une sécurité pensée pour l'étude.
- Hébergement dédié : un serveur par client PlaNot, qu'il s'agisse d'une étude seule ou d'un groupe d'études, sans mutualisation avec les autres clients.
- Code à usage unique par email ou par SMS pour chaque accès client.
- Permissions par utilisateur et par équipe, certaines selon le rôle tenu dans le dossier.
- Historique : les modifications du dossier (étapes, échéances, affectations, signature) sont tracées et horodatées.
PEPS travaille avec le reste du dossier : les pièces demandées aux parties passent par la collecte de pièces, et l'avancement se suit dans le planning du dossier. Les emails reçus hors PEPS passent par le guichet email : une adresse propre à PlaNot vers laquelle l'étude route ses emails. Ils y sont accessibles aux personnes autorisées, un message peut être confié à un collègue, on voit qui l'a traité, et un clic le déplace dans le bon dossier ou en crée un nouveau.
« Tous les échanges internes et externes sont sécurisés à l'envoi et à la réception, et sont accessibles par le notaire quand il le souhaite. »
messages échangés en production, cumulés sur un client actif. Sur la base des volumes réels, environ 10 000 échanges PEPS par mois pour 30 utilisateurs actifs, le gain est estimé à 16 heures par personne et par mois.
Ce qu'en disent les clients des études.
Extraits d'avis Google publiés par des clients d'études qui travaillent avec PlaNot. Ces avis portent sur l'étude, pas sur PlaNot : nous les citons parce qu'ils évoquent les échanges en ligne que l'étude propose à ses clients avec PlaNot.
« La communication […] a été fluide et efficace, notamment grâce à leur système de messagerie qui permet un échange rapide et sécurisé. »
« La plateforme sécurisée de cet office notarial est très efficace et d'une grande réactivité. »
« […] l'Étude utilise un logiciel garantissant la confidentialité de nos échanges. »
Questions fréquentes sur la messagerie sécurisée
Le client doit-il créer un compte pour échanger avec l'étude ?
Le client peut-il répondre par email ?
Les échanges internes sont-ils visibles par le client ?
Où sont hébergés les messages et les pièces ?
Quelle différence entre PEPS et le guichet email ?
Les échanges, au cœur du dossier.
Suivi des dossiers
Un modèle de planning par type d'acte, des échéances calculées automatiquement, des alertes de retard.
Découvrir le suivi des dossiersCollecte de pièces
Un formulaire DynaForms envoyé aux parties, des relances automatiques, des pièces déposées dans le dossier.
Découvrir la collecte de piècesPilotage de l'étude
Tâches du jour, charge par rôle et par collaborateur, honoraires par dossier, statistiques.
Découvrir le pilotage de l'étudePrêt à sécuriser vos échanges clients ?
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